A dokumentumokat többféleképpen lehet aláírni. Megtervezése a dokumentum típusától függ, és azt a vezetői dokumentáció állami szabványai és a szövetségi törvények határozzák meg.
Az "aláírás" és a "lista" szavak paronimák, vagyis ugyanazon gyökér szavak, hasonló hangzásúak. Az aláírás a vezetéknév kézzel írt helyesírása, személyes aláírás az okmány igazolásához, olyan egyedi, mint az ujjlenyomat. Aláírás nélkül a dokumentum érvénytelennek minősül. A festészet viszont díszítő vagy cselekményfestés, amely falakat, edényeket, szöveteket stb. Például a "Khokhloma alatt" festés. A jogszabályban az „aláírás alatt” kifejezést a „jel” ige jelentésében használják. A fax (fac simile - csinálj ilyesmit) egy pecsét, közhely, amelynek segítségével sok dokumentumot aláíró személy kézzel írt aláírását reprodukálják. Biztosítható, hogy nagy mennyiségű papír van, amelyek nem jelentenek anyagi felelősséget - igazolások, levelek. A faxküldés iránti kereslet nagy munkafolyamatokkal rendelkező vállalatoknál, ahol a vezető nem képes személyes aláírást tenni minden papírra. Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve szerint a faxszelvények jogi erővel bírnak. A fax nem ajánlott hivatalos dokumentumokhoz. A törvény tiltja, hogy kliséket tegyen néhány szigorú jelentéstételű dokumentumra. A személy az aláírást személyesen teszi fel a dokumentumra. A faxot minden olyan személy kézbesítheti, aki erre jogosult. A klisék szervezetben történő tárolásának és felhasználásának eljárását általában egy helyi törvény írja elő - előírások, utasítások. Meghatározza azoknak a papíroknak a listáját, amelyekre a faxokat fel lehet ragasztani, és meghatározza azt a személyt vagy személyek csoportját, akiknek feladatai közé tartozik a klisé biztonságának és használatának biztosítása. Ezenkívül felelősséget írnak elő e rendelkezés megsértéséért. Az elektronikus technológia fejlődésével megjelent az elektronikus aláírás. Az ilyen aláírással aláírt digitális dokumentumot azokban az esetekben ismerik el, amikor nem szükséges papírt papírra állítani. Az elektronikus aláírások használatának kérdéseit az "elektronikus elektronikus aláírásokról" szóló szövetségi törvény szabályozza.
