A telefonos üzenet rövid, de fontos üzenet, amelyet telefonon küldenek. Így leggyakrabban az értekezletek, foglalkozások, értekezletek megtartásáról tájékoztatnak. A telefonos üzenet a fej sürgős utasítását is tartalmazhatja. Telefonos üzenetek érkeznek, amelyeket fogad, és kimenő üzeneteket, amelyeket továbbít. Mindkét típus hasonló kialakítású.
Utasítás
1. lépés
Helyezze el egy papírlap bal felső sarkában a szervezet teljes nevét, és ha szükséges, a strukturális egység nevét, például: "N városának közigazgatása". és az Oktatási Minisztérium.
2. lépés
A jobb felső sarokba írja be a telefon üzenet címzettjét. Adja meg a személy beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit: "Ivanov II. 37-es iskola igazgatója". Ha több címzett van, nem szükséges feltüntetni a vezetékneveket: „N. város iskoláinak igazgatói”. A telefonos üzenethez csatolja azon intézmények teljes listáját, amelyeknek elküldték.
3. lépés
Két sorral lejjebb tegye a "Telefon telefon" szót és annak sorozatszámát. Kimenő telefonos üzenet esetén kérjük, adja meg az összeállítás dátumát alább.
4. lépés
Ezután következik a telefonos üzenet tényleges szövege: „Február 22-én 17.00 órakor az oktatási osztályon találkozót tartanak a város iskoláinak tevékenységének javításáról. Az iskolaigazgatók jelenléte szigorúan kötelező. A telefonos üzenet szövegének elkészítésekor kerülje a fül által nehezen érthető és nehezen kiejthető szavakat és kifejezéseket. Ne feledje, hogy az üzenetnek informatívnak és rövidnek kell lennie - legfeljebb 50 szó.
5. lépés
Telefonos üzenet továbbításakor egyértelműen ejtse ki a szavakat, különös tekintettel az emberek címére, vezetéknevére, nevére és pártfogására, utcanevekre, dátumokra és események idejére. A végén feltétlenül olvassa el újra a szöveget, és győződjön meg arról, hogy beszélgetőpartnere mindent helyesen írt le. Figyeljen figyelmesen, amikor telefonon vesz üzenetet. Ha bármilyen kérdése van, azonnal tisztázza azokat.
6. lépés
A fő szöveg alatt a telefonos üzenetet aláíró vezető beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi szerepelnek: "Petrov P. P. Oktatási Osztályvezető". A kimenő dokumentumnak tartalmaznia kell a személyes aláírását is.
7. lépés
Az oldal aljára írja be a telefonos üzenettel dolgozó alkalmazottakra vonatkozó információkat. Általában az üzenetet küldő személy beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi, irodai telefonszáma, valamint az átadás dátuma és időpontja kerül balra. Jobb oldalon a dokumentum elfogadójával kapcsolatos információk: beosztás, vezetéknév és kezdőbetűk, telefonszám, a belépés dátuma és időpontja.
8. lépés
A kimenő telefonüzenet egy példányban készül, és egy speciális mappában tárolódik. Jobb, ha a beérkező üzenet két példányban van: az elsőt a kezelőnek adja további munkára, a másodikat egy mappába teszi megőrzés céljából.
