Egyes levelek vége olyan homályos, hogy a címzett zavarba jön: a lényeg megértése érdekében újra el kell olvasnia a szöveget. Időhiány miatt a címzett eldobhatja a levelet, vagy tehet valamit, hogy elterelje a figyelmét, és már nem mélyül el a kijelölt helyzetben. A világos, tömör és hozzáértő befejezés hangsúlyozza az olvasó iránti tiszteletet, és segít gyorsan reagálni egy kérésre vagy igényre.
Utasítás
1. lépés
Három pontban mondja el, mit akart mondani. Úgy tűnhet, hogy a gondolatok világosan vannak bemutatva, de az információ észlelése az olvasó állapotától függ. Ezért olvassa el újra a szöveget, és írjon külön három fő gondolatot. Ezek lehetnek tények, dátumok, nevek stb. Érzelmekre itt nincs szükség, írjon röviden, néhány szóval, mert csak összefoglalnia kell, felidézni a főbb pontokat.
2. lépés
Írjon három műveletet az e-mail címzettje számára. Az emberek reakciói kiszámíthatatlanok lehetnek. Számodra úgy tűnik, hogy lehet egyértelműen reagálni a bemutatott információkra, de egy személy ezt az egyéni szokásoktól és szándéktól függően teszi. Ha nem állítja egyértelműen, mit vár el az olvasótól, akkor nem fogja megérteni, vagy azt mondja, hogy nem értette.
3. lépés
Rendezze az előző lépések listáját a fontosság csökkenő sorrendjében. A levél vége néha hasonlít a bírósági ülés utolsó szavára: ettől függ a levél címzettjének benyomása, következtetések és következmények. Távolítsa el azokat a tételeket a listából, amelyek kihagyhatók az üzenet értelmének veszélyeztetése nélkül. Helyezze a maradék rövid listát a levél végére, hogy az olvasó ne hagyjon ki semmit.
4. lépés
Adja meg az időkeretet. Ha a levélre reagálni vár, pontosítsa elvárásait. Vannak, akik hajlamosak késni az utolsóig, ezért egy adott időpont megadása nem feltétlenül felesleges.
5. lépés
Hagyja elérhetőségeit. Tudósítójának gyorsan meg kell találnia a telefonját. Előre jelezheti az ilyen helyzeteket, és minden esetben feltünteti a szükséges információkat a levélben, még akkor is, ha biztos benne, hogy a címzett rendelkezik velük.
6. lépés
Legyen udvarias, mondjon valami szépet, köszönöm az idejét. A címzett szívesebben reagál, és gyorsabban felveszi a kapcsolatot, ha a levél tetszik neki, vagy visszatartja a kellemetlen tapasztalatoktól.
7. lépés
Feltétlenül írja alá az üzenetet a nevével: ez a valódi kommunikáció érzését kelti. Fontos, hogy az ember a válaszra összpontosítson, és azt felelősséggel vegye. Vezessen példát, és az emberek ugyanúgy fognak bánni veled.
