Sok múlik a levélírás helyességén: attól, hogy a címzett hogyan fogja felfogni az információt, megérti-e a feltett kérdés lényegét, milyen hozzáállása lesz a feladóval szemben. Ha valaki ír levelet, hozzáértően kell eljárnia, és mindenképpen be kell tartania az előadás szigorú felépítését.
Utasítás
1. lépés
Először is helyesen kell megadnia a címzett címét. Sőt, fontos, hogy a címzett tudja, ki küldte a levelet, különben a kukába kerülhet. A visszaküldési cím fontos abban az esetben, ha a levelet valamilyen okból nem kézbesítik a címzettnek.
2. lépés
Az üzleti levelet a számítógépre nyomtatják, még akkor is, ha a feladó kalligrafikus kézírással rendelkezik. A barátságos levelet kézzel írják, ez egyfajta közelséget teremt a kommunikációhoz.
3. lépés
A levél első sorában általában üdvözlet van középen. Helyezi a címzettet a feladó felé. A személyes felhívás azt jelzi, hogy megérti, hogy kinek ír.
4. lépés
A fő rész információkat tartalmaz, amelyeket a címzett megpróbál átadni a címzettnek. Egy üzleti levélben rövid bevezető után, amely meghatározza a levél okát, meghatározzák az ügy lényegét: számokat és tényeket közölnek. Egy baráti levélben, mielőtt az ügyeiről beszélne, érdemes a beszélgetőtárs ügyeiről kérdezni: két-három mondatot, hogy az illető megértse, érdeklődjön iránta, meghallgassák és megértsék.
5. lépés
Összegzésképpen el kell búcsúzni, tanácsos képletes kifejezéseket használni: tisztelettel, szeretettel. Az üzleti levélnek tartalmaznia kell egy aláírást és egy dátumot; egy barátságos levélben rajz lehet szív, csók vagy mackó formájában.
