A levéltári intézmények nemcsak dokumentumokat tárolnak, hanem az állampolgárok számára hozzáférést biztosítanak a levéltári információkhoz. E lehetőség megvalósításának egyik módja az archív dokumentumokhoz való hozzáférés az olvasótermekben. Vizsgáljuk meg közelebbről, hogy kik látogathatják az olvasótermeket és hogyan működnek.
Szükség van az állami történelmi levéltárban található olvasótermekre, hogy a látogatók dokumentumokkal dolgozhassanak. A kutatók általában dokumentumokkal dolgoznak tudományos cikkek, cikkek, könyvek megírása céljából, valamint azok, akik genealógiai fákat készítenek.
Az olvasóterembe való bejutáshoz személyi igazolvánnyal (útlevél, vezetői engedély) kell eljutnia az archívumba, ki kell töltenie egy jelentkezési lapot és a munka témáját feltüntető kérelmet. Most, sok archívumban, ezt meg lehet tenni e-mailben, beolvasott dokumentumok küldésével, és az olvasóterem meglátogatásakor meg kell adnia azokat eredeti formájában.
Azok számára, akik rokonokat keresnek, amelyekre vonatkozó információk szükségesek az elmúlt 75 évben, rendelkezniük kell a rokonságot igazoló dokumentumokkal. Tehát, ha információra van szüksége a nagyapja komszomoljához való csatlakozásról az apa oldalán, akkor magával kell tartania apja dokumentumait és dokumentumait (születési anyakönyvi kivonat, útlevelek, amelyekkel nyomon követheti a vezetéknevet, valamint házassági anyakönyvi kivonat). nőknek). Ezenkívül az olvasóterem alkalmazottjának meg kell ismertetnie a látogatókat a munka szabályaival.
Az olvasóteremben végzett papírmunka után a látogató útmutatásokat és egyéb módszertani segédleteket kap: listák, készletek nyilvántartásai, indexek, katalógusok) Ezután a felhasználó már ismeri az alapok készleteit.
A levéltári jegyzék egy olyan levéltári jegyzék, amely a levéltári alap, a gyűjtemény tárolóegységeinek szisztematizált listáját tartalmazza, és amely azok elszámolására és a tartalom közzétételére szolgál.
A látogató megkeresést készít, amelyben megjelöli a kiválasztott eseteket. Az esetek számának korlátozását a levéltár a munka szabályainak megfelelően állapítja meg. A kutató nem tudja azonnal megkapni az iratokat, de az archívum szabályai által is megállapított idő után. Az időtartam általában 1-3 nap. Az a tény, hogy több ezer dokumentumot tárolnak az archívumokban, és egyszerűen lehetetlen gyorsan felvenni őket. Az eseteket nagy levéltárakban tárolják, amelyek akár különböző épületekben is elhelyezkedhetnek, ha az archívumnak több épülete van. Ezért időbe telik az esetek megtalálása. Ezenkívül az alkalmazottaknak, mielőtt kiállítanák őket, laponként kell átnézni minden esetet, és fel kell jegyezniük az összes dokumentum jelenlétét. Csak ezután kerülhetnek be az esetek az olvasóterembe.
Fel kell készülnie arra a tényre is, hogy bizonyos dokumentumok zárva lehetnek a felhasználók számára. Ennek oka egyes információk titka (államtitkok, személyes adatok stb.). A korlátozott dokumentumokat csak az archívum munkatársai tekinthetik meg. Ha a kutatónak szüksége van bizonyos információkra az ilyen dokumentumokból, igazolást rendelhet (társadalmi-jogi vagy tematikus megkeresés), amelyet a megállapított időkereten belül végrehajtanak.
Ezenkívül néha a korlátozás a dokumentum rossz fizikai állapotának tulajdonítható.
Az olvasóba történő kiadás után a kutatónak joga van dokumentumokkal dolgozni, kivonatokat készíteni azokból. A másolás (fényképezés, szkennelés, fénymásolás) általában fizetett szolgáltatás.
Miután a kutató elvégezte a szükséges munkát, az iratokat átadják az olvasóterem alkalmazottjának, aki átadja azokat az archívum tárolójának. A levéltárosok egy-egy oldalanként ellenőrzik a dokumentumok meglétét és állapotát, majd a helyükre teszik.
Bizonyos szabályokat kidolgoztak arról, hogy mit lehet és mit lehet tenni az olvasóteremben. Így például szigorúan tilos ételt vinni az olvasóterembe, felsőruhában jönni, nagy táskákkal és csomagokkal. Jobb kesztyűs dokumentumokkal dolgozni - így meghosszabbíthatja biztonságukat és megvédheti magát a portól. Az a tény, hogy az ujjaival való átfordítás után a papír izzadságzsíros nyomai megmaradnak a lapokon, ami azt is elpusztítja. Természetesen nem lehet letépni a lapokat, kiszaggatni a tokból, ráírni. Végül is minden levéltári dokumentum tartalmaz előzményeket. Önmagában egyedülálló. Minél tovább tudjuk menteni a dokumentumokat, annál tovább szolgálhatnak minket a javunkra.
