Bármely irodában és a gyártásban az alkalmazottak gyakran különféle dokumentumokkal dolgoznak, ezért a hivatalos, üzleti dokumentumok elkészítésének képessége mindenki számára szükséges. Ugyanakkor vannak olyan általános követelmények, amelyeket be kell tartani bármilyen dokumentum - üzleti levél, megrendelés, beosztás, utasítás stb. - elkészítésekor.
Utasítás
1. lépés
Kezdje el megfogalmazni a dokumentumot, tisztázva annak megvalósíthatóságát és a megoldandó kérdések körét. Ez segít meghatározni a dokumentum típusát és formáját, amelyek nagyban meghatározzák a tartalom jellegét és megjelenítési stílusát.
2. lépés
Tekintse át ezeknek a kérdéseknek a kezelését szabályozó kormányzati és ügynökségi törvényeket és rendeleteket. Ez egy nagyon fontos szakasz, amely megmutatja a műveltségét, és lehetővé teszi, hogy olyan dokumentumot készítsen, amely teljes mértékben megfelel a munkafolyamatok feldolgozására és megoldására kialakított eljárásnak. Ez szintén segít meghatározni a címzettet, az jóváhagyó és koordináló testületet, és biztosítja, hogy a dokumentum tartalma és a szervezet kompetenciájának formája.
3. lépés
Tanulmányozza a közigazgatási és szabályozási dokumentumok szövegeit, hogy az elkészítendő dokumentum ne ütközzen velük, ne másolja őket. Ehhez szükséges az ilyen dokumentumok elektronikus adatbázisa.
4. lépés
Gyűjtsön információkat a megoldandó kérdések érdeméről, készítsen dokumentumtervezetet. Rajzoláskor használjon sablonszövegeket, valamint az üzleti dokumentumokban hagyományosan használt szabványos kifejezéseket és kifejezéseket. Fedezzen fel más dokumentumokat, amelyeket a szervezete vagy a társvállalati rendszer fejlesztett ki, és vegye alapul az írás stílusát.
5. lépés
A dokumentum fő szövege valamilyen cselekvésre ösztönöz, meggyőz. Indokoltnak és logikusnak kell lennie. A megfogalmazást jogi szempontból szigorúan be kell tartani. Az első helyen állnak a bemutatott információk megbízhatóságának és objektivitásának követelményei. A szövegnek pontosnak, valamint informatívnak és tömörnek kell lennie. Természetesen nem lehetnek benne nyelvtani, írásjelek vagy stilisztikai hibák. Abban az esetben, ha egy dokumentumban megemlít egy másik forrásban vagy dokumentumban található információkat, meg kell jelölnie annak teljes kimenetét.
6. lépés
Szerkessze a dokumentumtervezetet, és egyeztesse az erre felhatalmazott személyekkel. Ezt követően az elfogadott normáknak megfelelően készítse el a dokumentumot, és írja alá.
