Bármely állami vagy szakmai szövetségnek van olyan irányító testülete, amely az alapszabályában meghatározott gyakorisággal köteles minden érdekelt felet összehívni jelentéstételi és választási értekezletek megtartására. Az ilyen ülésekre az adott társaság minden tagja vagy a résztvevők csoportjaiból származó küldöttek beléphetnek, így gyakorolják jogukat a társaság tevékenységeiben való részvételre.
Utasítás
1. lépés
Gondoljon az ülés napirendjére. Mivel a jelentés és a választások az egyik fontos kérdés, a részvételi arány ebben az esetben várhatóan a legnagyobb lesz. Ezért ezeken a témákon kívül egyéb sürgető kérdéseket is felvehet a napirendbe, amelyeket megvitat az egyesület tagjaival. Döntse el a beszámolási és választási értekezlet időpontját és helyét. A helyiségnek, ahol azt tervezik tartani, nyilvánosnak és tágasnak kell lennie ahhoz, hogy mindenki elférjen benne.
2. lépés
Értesítsen minden érdekelt felet a jelentéstételi és választási értekezletről. Ehhez meghívókat kell küldenie, megjelölve az ülés napirendjét, dátumát és helyét. Tegyen közzé ezzel az információval közleményeket olyan helyeken, ahol az egyesület legnagyobb tagjai láthatják őket. Ha szükséges, tegyen ilyen hirdetést a médiába és a televízióba.
3. lépés
A találkozó megkezdése előtt fél órával kezdje meg a résztvevők regisztrációját. Rendeljen elegendő számú regisztrátort, hogy az esemény kezdetéig minden érkezőnek lehetősége legyen megadni személyes adatait. Általában ez a vezetéknév, a név és a keresztnév, a szervezet vagy annak szervezeti egysége, a bejegyzés vagy a lakóhely címe, elérhetőség.
4. lépés
Válassza ki az ülés elnökét és titkárát. Felhívjuk figyelmét, hogy a választott testület elnökét nem lehet megválasztani a közgyűlés elnökének. Szükség esetén, ha azt a törvényi dokumentumok előírják, válasszon megbízólevél-bizottságot, amely ellenőrzi a képviselők jogköreit, ha az egyesület tagjainak csoportjai közül választják meg őket.
5. lépés
A titkárnak vezetnie kell a jegyzőkönyvet. A jegyzőkönyvben tükrözze az ülésen jelen lévő küldöttek vagy az egyesület tagjainak számát, kit választottak elnöknek, titkárnak és milyen szavazási eredménnyel.
6. lépés
A megválasztott testület elnöke jelentést készít az elvégzett munkáról. A jegyzőkönyvben tükrözze az összes szavazatot egy értékeléssel - függetlenül attól, hogy kielégítőnek minősül-e. Az ülésen meg kell hallgatnia a megválasztott testület új összetételére vonatkozó javaslatokat, minden jelöltet külön kell megvitatnia és szavaznia. Jegyezze fel a szavazás eredményét a jegyzőkönyvbe.
7. lépés
Miután a napirendben felvázolt összes kérdést megvitatták, az ülés elnökének azt le kell zárnia, és a titkárral együtt alá kell írnia az ülés jegyzőkönyvét.
