A konferencia szervezése olyan folyamat, amelyet legalább három hónapra kell szánni. Természetesen a történelem számos példát ismer a konferenciák sikeres előkészítéséről néhány nap alatt, de ahhoz, hogy az esemény a normáknak megfelelően teljen el, legalább három hónapra van szükség.
Utasítás
1. lépés
Először döntsön a konferencia témájáról és típusáról, ennek függvényében a jövőben kiválasztják a termet és kialakítják a rendezvény programját.
2. lépés
A következő tétel az előadások programja és minden, ami ehhez kapcsolódik. Döntse el a konferencia idejét, a résztvevők számát, a szünetek számát, a konferencia kezdési és befejezési idejét. Egyeztesse az előadókkal az ütemezésüket.
3. lépés
Béreljen egy előszobát az előadások alapján. Elég tágasnak és kényelmesnek kell lennie a résztvevők befogadására, amelyek számát az előző lépésben feltüntették. A csarnokot projektorral vagy plazma panellel, valamint a hangszórók tribünjével kell felszerelni.
4. lépés
A résztvevők toborzását legalább két és fél hónappal a konferencia előtt kezdje meg. Hozzon létre meghívókat, amelyek tartalmazzák a konferencia helyét, idejét és nevét, valamint azt, hogy mire szánják. Keresse meg az egyensúlyt a bemutatott anyag rövidsége és hozzáférhetősége között. Kezdjen el telefonálni és e-maileket küldeni, személyesen adja át a meghívókat a konferencia legfontosabb vendégeinek, vagy küldje el postán.
5. lépés
A konferencia minden munkatársának rendelkeznie kell a vezetéknevével, utónevével és címével ellátott kitűzővel a konferencián. Optimális esetben a pozíciónak azonosnak kell lennie - "szervező". A konferencia napján a közgyűlésnek egy órával a regisztráció megkezdése előtt kell lennie. Helyezze az alkalmazottakat az épület előcsarnokába, a lift kijáratához stb. Erre akkor van szükség, ha több fordulatot kell tennie a bejelentkezési pulthoz való eljutáshoz.
