Ha a szervezetét kijelölik vagy kinevezik a tudományos konferencia lebonyolításáért, akkor ez nemcsak megtisztelő funkció, hanem nagyszerű szervezési munka is, amelynek során minden apróságot figyelembe kell venni.
Utasítás
1. lépés
Hozzon létre egy konferencia szervező bizottságot, amelynek összetételét megrendeléssel határozzák meg. Jelöljön ki egy elnököt a bizottság tagjainak vezetésére és koordinálására. Határozza meg a konferencia időpontját és a létrehozott bizottság feltételeit. A sorrendben tükrözze, hogyan fog fizetni azokért az alkalmazottakért, akik tagjai. Küldje el a konferencia közleményét, és a mellékletben tüntesse fel a jelentésekre vonatkozó követelményeket, az összefoglalók mennyiségét és benyújtásuk határidejét.
2. lépés
Döntsön a finanszírozási forrásokról, ez lehet célzott finanszírozás a költségvetésből, szponzorálás és a konferencia résztvevőinek pénzeszközeinek vonzása.
3. lépés
Küldjön meghívót minden lehetséges konferencia résztvevőnek és a konferencia tervezett programjának. Döntse el azon résztvevők és előadók számát, akik hajlandók megosztani tudományos fejleményeiket és kutatási eredményeiket a kollégákkal. Kérdezze meg a résztvevőket, hogy szállodai szobát kell-e foglalniuk és foglalniuk-e.
4. lépés
Megegyeznek a nyomdával, hogy a jelentések kivonatait külön brosúrában tegyék közzé, és szükség esetén rendelje meg az esemény programját, hogy a résztvevőknek terjessze ki a kitűzőket, nevüket, kezdőbetűiket és a szervezet nevét.
5. lépés
A résztvevők számának megfelelően határozza meg, hogy mennyi helyiségre van szüksége, és béreljen egy speciális szobát, amely alkalmas ilyen rendezvények lebonyolítására. Gondolja át, milyen felszerelésre lesz szükség kiegészítő felszereléssel, ellenőrizze, hogy rendelkezésre áll-e a szükséges számú számítógépes aljzat, vetítővászon stb. Fontolja meg a büfé működését, ahol a megbeszélés résztvevői szünetekben csésze kávét és harapnivalót fogyaszthatnak.
6. lépés
Gondolja át a konferencia programját, ha szükséges, ossza fel szakaszokra. Fontolja meg, hol tarthatnak ilyen szekciókat. Tekintsük a konferencia vendégeinek, szervezõinek és a program résztvevõinek beszédeit. Rendeljen írószereket a konferencia résztvevőinek - a kitűzők, jegyzettömbök és tollak alapfelszereltség.
7. lépés
Készítsen csomagokat dokumentumokból, promóciós anyagokból és írószerekből, amelyeket kitűzőkkel együtt adnak át a konferencia résztvevőinek.
