Manapság a levelek már ritkasággá és a múlté válnak. Ez azonban nem vonatkozik az üzleti levelezésre. A hivatalos levél egy olyan dokumentum, amelynek segítségével kapcsolatokat létesítenek, és rögzítik az üzleti kapcsolatok összes fő szakaszát. Az üzleti üzenet helyes megírásának képessége tükrözi az ellenfél és az egész cég képzettségét.
Szükséges
- - egy darab papír
- - toll vagy számítógép nyomtatóval
Utasítás
1. lépés
Használjon hivatalos levélpapírt üzleti leveléhez. Függetlenül attól, hogy a dokumentumot elektronikus formában vagy kézzel írták-e, tartalmaznia kell a küldő vállalat logóját. Ezenkívül a levélpapírnak tartalmaznia kell telefonszámokat, faxszámokat, webhely- és e-mail címeket, valamint a vállalat postacímét. Ne felejtsen el margókat hagyni a széleken, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az archív mappába iktathassák: 3 cm a bal oldalon és 1,5 cm a jobb oldalon.
2. lépés
Ragaszkodjon a hivatalos stílushoz, amikor levelet ír. Az üzleti dokumentumnak egyértelműnek kell lennie. Feltétlenül adja meg a tárgyat az e-mailben. Ne használjon hangulatjeleket az üzleti levelezés során. A levelezés folytatása esetén árajánlat formájában levelet kell hagyni, amelyre a választ írják. Nem szükséges a teljes szöveget teljes egészében idézni, csak azokra a töredékekre korlátozódhat, amelyekre a válaszok állnak. Ebben az esetben az ellenfél könnyebben fogja fel a kapcsolatot a válasza és a levele között.
3. lépés
Kezdjen egy üzleti levelet udvarias címmel, például: "Kedves Ivan Petrovich!" A fellebbezést az oldalon kell összpontosítani. A név teljes egészében be van írva, a kezdőbetűk használata ebben az esetben elfogadhatatlan. Ezt követi egy bevezető rész, ahol összefoglalni kell a levél célját. A dokumentum fő része a következő szakasz, amely részletesen ismerteti a fő kérdések kezelését. A következtetés összefoglaló, valamint felhívás a címzetthez, a nyilatkozatban a feladó elvárásairól a címzettnél, vagy konkrét javaslattal a levélben tárgyalt kérdés megoldására.
4. lépés
Legyen a lehető legpontosabban az utolsó részben. Soha ne hozzon döntéseket a címzettje helyett. Jobb kifejezni azt a reményt, hogy véleménye szerint a problémát a legjobb módon oldják meg. Etikátlan a címzettet olyan szavakkal sietni, mint például "azonnal" és "sürgősen". Használjon helyesebb űrlapot: "Kérjük, válaszoljon ilyen és olyan időn belül." Üzleti levélben az aláírásnak formális formában kell lennie. Például: "Tisztelettel: Ivan Sergeevich Vasiliev." Aláírásában tegye meg címét, elérhetőségét és cégnevét is.
