Az üzleti levelezés nélkülözhetetlen eleme minden szervezet, vállalkozás, vállalat termelési tevékenységének. Mint minden más eljárás, ez is szabályozott. Bizonyos követelmények vonatkoznak a hivatalos levél tartalmára és kialakítására.
Utasítás
1. lépés
Először olvassa el a GOST R 6.30-2003-at, amely részletesen leírja a hivatalos levél tervezésének összes követelményét, a betűméreteket és a margókat.
2. lépés
Írja be a hivatalos levelet a szervezete fejlécére. Tartalmaznia kell teljes nevét, banki és jogi adatait, kapcsolattartási számait, rendes és e-mail címét.
3. lépés
A jobb felső sarokban tüntesse fel a címzett vezetéknevét, utónevét és védőszavát, beosztását és a szervezet nevét. Írja be a címzett szervezet részletes postacímét, feltétlenül adja meg az indexet.
4. lépés
A bal felső mezőben általában ott található a levél kimenő regisztrációs száma és a regisztráció dátuma. A levél tárgyát is oda kell írnia. Rövid formában, egy mondatban kell feltüntetni. A tárgy megadása segít a címzettnek gyorsan meghatározni a levél végrehajtását, és eldönteni, hogy kire bízzák meg a hozzá készült anyagok és a válasz elkészítését.
5. lépés
Minden levél, még egy hivatalos is, üdvözléssel kezdődik. Kívánatos, hogy tartalmazza a címzett teljes nevét és védőszavát. Kezdje üdvözletét a "Kedves" szóval. A címzett neve és védjegye, ha személyesen nem ismeri őt, mindig megtudhatja az interneten, vagy felhívhatja a céget, ahol dolgozik. Ne hagyja figyelmen kívül ezt az apróságot, mivel már az első mondattól kezdve fontos, hogy megnyerje azt a személyt, akinek a nevén írja a levelet.
6. lépés
Az első bekezdésben, mielőtt a levél fő tartalmát bemutatná, tegyen rövid bevezetést - emlékeztesse a címzettet a korábbi körülményekre, adjon meg statisztikákat vagy egyéb háttérinformációkat, amelyekre szüksége lesz ahhoz, hogy jobban megértse üzenete lényegét. Az első, bevezető bekezdést a következő szavakkal kell kezdeni: "Ugyanakkor küldünk …", "A megkötött megállapodások szerint …" vagy "Annak a ténynek köszönhetően, hogy …" stb.
