A sajtótájékoztatók minden vállalat PR-tevékenységének fontos elemei. Nekik köszönhetően a média és az érdeklődő közönség szó szerint első kézből kaphat naprakész információkat egy adott szervezet hivatalos képviselőitől, a vállalatok vezetése pedig kifejtheti álláspontját a számukra legjelentősebb kérdésekben. De ahhoz, hogy a sajtótájékoztató valóban jó eredményeket hozzon, megfelelő módon kell megszervezni.
Utasítás
1. lépés
Ha rád bízzák a sajtótájékoztató megszervezését és megtartását, akkor először is határozza meg, hogy milyen célt szeretne elérni: meséljen cége minden sikeréről, hívja fel a közvélemény figyelmét valamilyen problémára, mutasson be egy bizonyos közéletet győztesen, stb P. Ezután válassza ki a sajtótájékoztató helyét és idejét. Ne feledje, hogy ezeket a tevékenységeket legjobban a munkahét közepén (kedd-szerda-csütörtök) lehet elvégezni reggel vagy délután, de legkésőbb 16 óráig.
2. lépés
Válasszon helyet sajtótájékoztató megrendezésére a vállalat szervezeti képességei és a tervezett meghívottak száma alapján. Felhívjuk figyelmét, hogy a sajtó képviselőinek elegendő hely szükséges. Előre ellenőrizze, hogy vannak-e a szobában mikrofonok, vetítővászonok (ha szükséges) és van-e szabad hely a TV-kamerák felszereléséhez.
3. lépés
Készítsen listát azokról a médiumokról és szervezetekről, amelyek képviselőit szívesen látná az eseményén. Készítse elő és küldje el sajtóközleményeket és meghívókat legalább két héttel az ütemezett esemény előtt. Célszerű a meghívók elküldése után személyesen felhívni a címzetteket, és megismerni a sajtótájékoztatón való részvételről vagy a részvétel elmaradásáról szóló döntésüket. Így nem csak meg fogja adni a jövőbeni vendégek számát, hanem emlékeztetni fog eseményére is, ha az emberek elfelejtették, vagy nem kapták meg a sajtóközleményt.
4. lépés
Készítse elő a szükséges prezentációs anyagokat a leendő sajtótájékoztató minden résztvevője számára. A résztvevők készletei általában tartalmazzák a sajtóközlemény másolatát, a sajtótájékoztatón felszólaló tisztviselők listáját teljes nevükkel és beosztásukkal, napirendjük (beszédek sorrendje és témái), hirdetési és promóciós anyagokat. Sokkal jobban néz ki, ha az egyes résztvevők összes prezentációs anyagát egy egységként tervezik meg a vállalati logóval ellátott vállalati mappában.
5. lépés
Ha az akkreditáció bevezetését tervezi a résztvevők számára, erről előzetesen tájékoztassa őket, és mondja el nekik, hogy milyen adatokra van szüksége ehhez (név, beosztás, útlevél részletei stb.). Készítsen előre névjegyeket minden résztvevő számára, és az asztalokra helyezett kártyákat, amelyek feltüntetik a beszélők nevét és címét. Ha a sajtótájékoztatót elég hosszú időre tervezik, győződjön meg arról, hogy a résztvevők körülményei megfelelőek: büfé italokkal és rágcsálnivalókkal, dohányzó szobák és mellékhelyiségek, ütemezze a pihenőidők idejét.
6. lépés
A sajtótájékoztató után feltétlenül vegye fel a kapcsolatot a jelenlévő média szerkesztőségeivel, és kérdezze meg az ennek eredményeként készült anyagokat. Kérjen másolatot a kiadványokról, ha erről előzetesen nem egyeztetett.
