A modern társadalomban, amikor az idő minden percét értékelik, a telefonos beszélgetések váltak a leggyakoribb kommunikációs formává az emberek között. A barátok és ismerősök, rokonok és barátok telefonos kommunikáció segítségével kommunikálnak, üzleti tárgyalások folynak. Hogyan kell helyesen beszélni telefonon?
A telefonos beszélgetés során betartandó alapvető szabályoknak minden alkalmazottnak azonosnak kell lenniük:
- Válaszoljon az összes bejövő hívásra.
- A hívás után azonnal vegye fel a telefont, anélkül, hogy arra kényszerítené az ügyfelet, hogy órákig hívja a létesítményt.
- Hívás fogadásakor ne felejtse el elmondani üdvözletét, nevezze el a szervezetet és mutassa be magát.
- Ha a hívó fél nem mutat be, udvariasan megtudja a nevet és a helyszíneket a következő mondattal: "Hogyan léphetek kapcsolatba veled?"
- Helyesen kell beszélnie telefonon, és meg kell próbálnia, hogy ne engedjenek be olyan kifejezéseket a beszélgetésbe: "Mire van szükséged", "Nincs senki", "Nem tudok semmit". Ez aláássa az intézmény presztízsét és kétértelmű hozzáállást eredményez az alkalmazottakkal szemben, kétségbe vonva őket szakmai kompetenciájukban.
- Kövesse nyomon kiejtését, intonációját és beszédsebességét, ügyelve arra, hogy a hívó fél jól megértsen.
- Ha telefonbeszélgetés közben be van kapcsolva a második telefonvonal, akkor elnézést kell kérnie az első előfizetőtől, fel kell vennie a vevőt és tájékoztatnia kell a második előfizetőt, hogy foglalt. Feltétlenül kérdezd meg tőle, hogy számít-e rá, vagy később visszahívod-e. Csak ezután folytassa a beszélgetést az első előfizetővel.
- Ha a hívó olyan alkalmazottat kér, aki jelenleg távol van, kérjen bocsánatot és adja meg az időpontot, amikor a munkahelyen lesz.
- Figyeljen figyelmesen az előfizetőre, próbáljon meg nem szakítani vagy vitatkozni vele. Ez a legjobb módja a szükséges információk beszerzésének a beszélgetőpartnertől.
- A beszélgetés végén köszönöm a hívást.
Vannak finomságok, amikor telefonos beszélgetéseket folytatnak a barátokkal és a családdal. Ne feledkezzünk meg a jó forma szabályairól. Maga a beszélgetés előtt a pszichológusok javasolnak egy vagy két bevezető mondatot, és csak ezután folytatják a beszélgetést. Kérdezze meg egy barátját, van-e szabadideje telefonon beszélgetni. Az illemtan szerint a beszélgetést abba kell hagynia, aki hívott.
Ha betartja ezeket az egyszerű irányelveket, akkor a telefonhívások remek módot kínálnak arra, hogy sok emberrel kommunikáljon.
