Egyes szervezetekkel való kapcsolatfelvételkor a kialakított formájú betűket használják. Ilyen esetekben levél sablonokat igény szerint állítanak ki. Ha nincs kidolgozott forma, a levelet bármilyen formában összeállítják, figyelembe véve néhány árnyalatot.
Utasítás
1. lépés
Hozzon létre egy levélfejet.
Megadhatja a következő információkat - a címzett pozícióját és nevét, a feladó pozícióját és nevét, a feladó szervezetét és a feladó kapcsolattartási telefonszámát. Ha a feladó egy másik városban található, megadhatja a teljes levelezési címet. A fejléc általában az oldal jobb oldalán található.
2. lépés
Mondja el a levél lényegét, és tegye meg a szükséges észrevételeket.
Próbálja meg megfogalmazni a fő gondolatot két vagy három mondatban. Ezután kommentálja és írja meg részletesebben, ha szükséges. Az üzleti levelekben kívánatos tényeket, számokat elhelyezni, minden érzelem nélkül. A személyes érintésű leveleknek tükrözniük kell a személyes tapasztalatokat.
3. lépés
Írja be a dátumot, és írja alá a levelet.
Szükség esetén magyarázza el joghatóságát, amely alapján a levelet írták. Ilyen alap lehet meghatalmazás.
4. lépés
Helyezzen külön lapra magyarázó grafikonokat, táblázatokat, ábrákat.
Ne várja el, hogy a címzett további információkat kérjen. Lehet, hogy nem lesz második lehetősége fontos kérdés feltevésére. Ezért tömör formában adja meg az összes szükséges árnyalatot.
5. lépés
Küldés előtt feltétlenül olvassa fel az e-mailt, hogy valaki meghallgassa. Kérdezze meg az asszisztenst, hogy értette meg a levél lényegét. Ha szavai nem esnek egybe az üzenet céljával, akkor van értelme másképp megfogalmazni a levelet, mert a címzett esetleg nem is érti a legfontosabbat az Ön szempontjából.
